• ¿Por qué es importante digitalizar?
    Vivimos en una era donde la tecnología ocupa más del 70 por ciento de nuestra vida diaria, y aunque ya son muchas las herramientas que ésta nos proporciona para hacernos más fácil la existencia, ciertamente aún hay áreas donde no se aprovechan sus beneficios. Lo que nos lleva a preguntarnos: ¿Por qué es importante digitalizar?
    Vivimos en una era donde la tecnología ocupa más del 70 por ciento de nuestra vida diaria, y aunque ya son muchas las herramientas que ésta nos proporciona para hacernos más fácil la existencia, ciertamente aún hay áreas donde no se aprovechan sus beneficios. Lo que nos lleva a preguntarnos: ¿Por qué es importante digitalizar?
    En primer lugar, digitalizar significa reducir costos, gracias al ahorro en insumos que esto significa. Por ejemplo, es posible reducir los gastos hasta en un 30% en consumibles si se optimiza la impresión, utilizando la infomación digital sobre la impresa en papel. Y no sólo eso, también es una solución para optimizar la gestión de documentos, lo cuál se traduce en optimización de procesos, de recursos y de espacio, lo cuál también se ve reflejado en flujo de las empresas. Y por último tambíen contribuye de forma importante a la conservación del medio ambiente ya que al reducir drásticamente el uso del papel disminuye la explotación de los recursos naturales Otros de los beneficios de la digitalización es que permite reutlizar la información cuantas veces sea deseable, y si se cuenta con sistema búsqueda básico, se pueden consultar la información más rápido y eficiente ¿Recuerdas lo lento que era antes de internet, consultar y encontrar la información en los libros y archivos, luego procesarla, transcribirla y después mecanografiarla? Hoy todas esas herramientas están disponibles para el uso de tu empresa y pueden ser adaptadas y perfiladas para el giro específico de la misma.
    Claro, todo esto es posible, mientras el documento haya sido digitalizado dentro de las normas internacionales, haya sido capturado por profesionales que dominan la tecnología y, cuenten que con la preparación para extender la vida útil del documento, haciéndolo a prueba del cambio tecnológico.
    Entonces… ¿Crees que vale la pena?
    Sí, según un estudio elaborado a diferentes directivos europeos el 90% están a favor de digitalizar, porque consideran que liberar los datos que contienen los documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones empresariales. Existen diferentes opciones para que la propia empresa se encargue de digitalizar y archivar sus documentos si cuentan con un escáner apropiado y también existe la opción de hacerlo vía externa con un servicio especializado en hacer dicho trabajo, lo cual trae consigo la ventaja de que sea más rápido y eficaz.
  • ¿Comprar un escaner de documentos o contratar un Buró de Servicios?
    Una de las decisiones clave a la hora de decidirse por la digitalización de documentos y captura de datos es si invertir en la infraestructura necesaria para hacerlo usted o dar en outsourcing el proceso.
    Una de las decisiones clave a la hora de decidirse por la digitalización de documentos y captura de datos es si invertir en la infraestructura necesaria para hacerlo usted o dar en outsourcing el proceso.
    Es una decisión compleja. Aquí están algunas cosas que debe considerar:
    -Tipo de conversión: ¿Va a digitalizar el archivo histórico de su empresa (escanear todos los documentos existentes), solo el día a día (sólo escanear documentos desde el primer día en adelante), o escanear en la demanda (convertir documentos a medida que llegan a area de negocios.
    -Cada tipo de digitalización difiere en los requerimientos de los usuarios que la van a consultar.
    -Evalúe sus recursos de TI internos y presupuesto en comparación con lo que quiere lograr.
    -¿En sitio o en las instalaciones del outsourcing ?: En sitio se refiere a hacerlo en sus propias oficinas lo cual es mas caro que efectuarlo en las instalaciones del la empresa de outsourcing. Claro esta que si por razones de seguridad y privacidad de sus documentos, la mejor manera hacerlos es en sitio o solicitar al proveedor de outsourcing realizarlo en el sitio.
    -¿Los originales en papel se destruirán o se almacenan de nuevo en sus oficinas (o con un tercero)?
    El proveedor de outsourcing también los guarda o los devuelve a usted, ya sea electrónicamente o por medio de los medios de almacenamiento.
    También el recomendamos lea nuestro Blog - Como calcular el retorno de inversión de mis escáners.