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Blog de la digitalización de documentos
Digitalización de Documentos
Vivimos en una era donde la tecnología ocupa más del 70% de nuestra vida diaria, y aunque ya son muchas las herramientas que ésta nos proporciona para hacernos más fácil la existencia, ciertamente aún hay áreas donde no se aprovechan sus beneficios.
Lo que nos lleva a preguntarnos: ¿Por qué es importante digitalizar?
En primer lugar, digitalizar significa reducir costos, gracias al ahorro en insumos que esto significa. Por ejemplo, es posible reducir los gastos hasta en un 30% en consumibles si se optimiza la impresión, utilizando la información digital en vez de la impresa en papel. Y no sólo eso, también es una solución para optimizar la gestión de documentos, lo cuál se traduce en optimización de procesos, de recursos y de espacio, lo cuál también se ve reflejado en flujo de las empresas.
También contribuye de forma importante a la conservación del medio ambiente ya que al reducir drásticamente el uso del papel disminuye la explotación de los recursos naturales.
Otros de los beneficios de la digitalización es que permite reutilizar la información cuantas veces sea deseable, y si se cuenta con sistema búsqueda básico, se pueden consultar la información más rápido y eficiente.
¿Recuerdas lo lento que era antes de internet, consultar y encontrar la información en los libros y archivos, luego procesarla, transcribirla y después mecanografiarla?
Hoy todas esas herramientas están disponibles para el uso de tu empresa y pueden ser adaptadas y perfiladas para el giro específico de la misma.
Claro, todo esto es posible, mientras el documento haya sido digitalizado dentro de las normas internacionales, haya sido capturado por profesionales que dominan la tecnología y, cuenten que con la preparación para extender la vida útil del documento, haciéndolo a prueba del cambio tecnológico.
Entonces… ¿Crees que vale la pena?
Sí, según un estudio elaborado a diferentes directivos europeos el 90% están a favor de digitalizar, porque consideran que liberar los datos que contienen los documentos físicos mejoraría considerablemente los procesos de toma de decisiones empresariales. Existen diferentes opciones para que la propia empresa se encargue de digitalizar y archivar sus documentos si cuentan con un escáner apropiado y también existe la opción de hacerlo vía externa con un servicio especializado en hacer dicho trabajo, lo cual trae consigo la ventaja de que sea más rápido y eficaz.
Una de las decisiones clave a la hora de decidirse por la digitalización de documentos y captura de datos es si invertir en la infraestructura necesaria para hacerlo usted o dar en outsourcing el proceso.
Es una decisión compleja. Aquí están algunas cosas que debe considerar:
- Tipo de conversión: ¿Va a digitalizar el archivo histórico de su empresa (escanear todos los documentos existentes), solo el día a día (sólo escanear documentos desde el primer día en adelante), o escanear en la demanda (convertir documentos a medida que llegan a area de negocios)?
- Cada tipo de digitalización difiere en los requerimientos de los usuarios que la van a consultar.
- Evalúe sus recursos de TI internos y presupuesto en comparación con lo que quiere lograr.
- ¿En sitio o en las instalaciones del outsourcing ?: En sitio se refiere a hacerlo en sus propias oficinas lo cual es mas caro que efectuarlo en las instalaciones del la empresa de outsourcing. Claro esta que si por razones de seguridad y privacidad de sus documentos, la mejor manera hacerlos es en sitio o solicitar al proveedor de outsourcing realizarlo en el sitio.
- ¿Los originales en papel se destruirán o se almacenan de nuevo ( ya sea en sus oficinas o con un tercero)? (El proveedor de outsourcing también los guarda o los devuelve a usted, ya sea electrónicamente o por medio de los medios de almacenamiento.)
¿Qué es la Gestión Documental?
Seguramente con el paso del tiempo y los avances tecnológicos, habrás escuchado GESTIÓN DOCUMENTAL y te has preguntado, ¿me sirve de algo a mí o a mi empresa?, pues déjame decirte que sí, la gestión documental lleva un papel muy importante en el manejo de tu información así como la de tu empresa, por eso te dejamos unos TIPS para que puedas tener un mejor manejo y control sobre tus documentos.
La necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de un creciente número de compañías y por ello, los documentos en papel y documentos llenados a puño están pasando a segundo plano. Para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, el sistema de gestión documental debe presentar algunas particularidades esenciales.
¿Por dónde empezar?
Instrumentos
Beneficios
TIPS
¿Por dónde empezar?
La gestión documental vincula varios procesos, desde la organización documental, la digitalización de documentos, hasta un servicio en la nube. Te dejo abajo una imagen para que puedas entender un poco mejor el ciclo de la gestión documental.
- Planeación: Es la estrategia a seguir para la implementación de una correcta Gestión Documental, ésta implica la generación de los Instrumentos de Control Archivístico para identificar y clasificar la documentación que se genera en la empresa, tanto en formato físico como electrónico; identificar, en su caso, los documentos que por su importancia es necesario conservar de manera física y/o electrónica, y definir el tiempo y presupuesto para su desarrollo.
- Clasificación archivística de los documentos: Contando con el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, se puede identificar cada expediente por Sección y Serie Documental, otorgándole un valor y una vigencia documental, así como determinar su destino final, de acuerdo a lo determinado previamente en estos documentos.
- Proceso de Negocio: Relacionar los procesos empresariales y el control de las etapas, durante las cuales los documentos pasan de un empleado a otro, según procedimientos previamente definidos en flujos de trabajo.
- Digitalización de Documentos: Una vez elaborados los instrumentos de control y consulta archivística e implementado su uso, se contará con expedientes debidamente clasificados e identificados, con ello se podrá determinar qué series documentales se deben digitalizar por ser los documentos que mayor valor tienen para la empresa, de tal manera se facilitará el control y acceso a los documentos de carácter permanente.
- Software de Administración de Documentos: De acuerdo con el proceso de negocio de cada empresa, es necesario la implementación de un software de gestión documental para poder seguir con los procesos de aprobación documental, es decir, un documento ya digitalizado tendrá varios empleados que necesitaran de este documento para seguir el proceso de trabajo, por lo tanto este documento estará dentro del repositorio del software, para que los empleados puedan observar el documento las veces necesarias.
O expedientes digitalizados para consulta de personal facultado de la empresa, como: “actas constitutivas”, “poderes”, “contratos”, “convenios”, “expedientes de personal”, etc.
- Preservación documental a largo plazo: La preservación de los documentos tanto físicos como electrónicos que de acuerdo a los instrumentos de control archivístico se deban conservar de manera permanente, se debe considerar para evitar su pérdida o su deterioro, para ello se deben tomar medidas tanto para el almacenamiento físico como para el almacenamiento electrónico; estas puede ser para los documentos físicos las siguientes:
- Establecer áreas adecuadas para su resguardo, con:
- Área exprofeso para su resguardo
- Prevención a desastres
- Control de plagas
- Limpieza de documentos
- Seguridad monitoreada
- Establecer áreas adecuadas para su resguardo, con:
Respaldo con:
Digitalización documental.
- Preservación electrónica, existen documentos que desde su creación nacen en formato digital, y hay otros documentos electrónicos que nacieron físicos como documentos en papel o impresos con datos agregados como firmas, sellos, anotaciones, etc., que posteriormente son digitalizados y se convierten a digitales, para ambos casos su preservación puede ser a través de distintos medios. Desde unidades de CD hasta racks con discos duros externos, dependiendo la magnitud del archivo. Es indispensable contar con uno o varios respaldos de dichos medios de almacenamiento ya que siempre existe la posibilidad de daño o pérdida de los mismos. Dichos dispositivos de almacenamiento deben ser resguardados en ubicaciones que cumplan con las condiciones específicas de cada dispositivo. No es aconsejable realizar la preservación de los documentos en memorias extraíbles USB o en equipos de cómputo personales, debido al alto riesgo de pérdida parcial o total de información al que están expuestos.
Instrumentos
A saber los Instrumentos de Control Archivístico, son los siguientes:
Cuadro General de Clasificación Archivística,
Catálogo de Disposición Documental,
Beneficios
La optimización de procesos y el poder estar conectados en cualquier momento o lugar con acceso a internet.
Homologación, podrás unificar los procedimientos que actualmente utilizas para realizar tu trabajo.
Bajo riesgo documental, la pérdida o deterioro de algún documento importante o sensible quedará protegida con la digitalización y control de este mismo.
Ahorro de tiempo, al tener claro el cuadro de clasificación podrás encontrar fácilmente los documentos clasificados.
Mayor eficacia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
TIPS
Digitalización de documentos en papelInstrumentos de Control Archivístico
Establecer autorizaciones de documentos a empleados
Evitar la duplicación de documentos
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