¿Comprar un escaner de documentos o contratar un Buró de Servicios?

¿Comprar un escáner de documentos o contratar un Buró de Servicios?

Una de las decisiones clave a la hora de decidirse por la digitalización de documentos y captura de datos es si invertir en la infraestructura necesaria para hacerlo usted o dar en outsourcing el proceso.

Es una decisión compleja. Aquí están algunas cosas que debe considerar:

  • Tipo de conversión: ¿Va a digitalizar el archivo histórico de su empresa (escanear todos los documentos existentes), solo el día a día (sólo escanear documentos desde el primer día en adelante), o escanear en la demanda (convertir documentos a medida que llegan a area de negocios)?
  • Cada tipo de digitalización difiere en los requerimientos de los usuarios que la van a consultar.
  • Evalúe sus recursos de TI internos y presupuesto en comparación con lo que quiere lograr.
  • ¿En sitio o en las instalaciones del outsourcing ?: En sitio se refiere a hacerlo en sus propias oficinas lo cual es mas caro que efectuarlo en las instalaciones del la empresa de outsourcing. Claro esta que si por razones de seguridad y privacidad de sus documentos, la mejor manera hacerlos es en sitio o solicitar al proveedor de outsourcing realizarlo en el sitio.
  • ¿Los originales en papel se destruirán o se almacenan de nuevo ( ya sea en sus oficinas o con un tercero)? (El proveedor de outsourcing también los guarda o los devuelve a usted, ya sea electrónicamente o por medio de los medios de almacenamiento.)