SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN MÉXICO.

Ofrecemos servicios especializados para la digitalización de documentos, enfocados a las necesidades de las institutiones de gobierno y de instituciones privadas en méxico.

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es el proceso por el cual los documentos en papel son transformados en archivos digitales (pdf, jpg, tiff, entre otros) a travez del uso de escáners.

Servicios de digitalización de documentos para grandes volúmenes de información en papel

Arguz Digitalización es la compañía innovadora en servicios de digitalización e indexación de documentos. Contamos con más de 18 años en el mercado de la transformación análoga a formato digital en México.

Proporcionamos servicios de consultoría archivística con las mejores prácticas para la administración y gestión de documentos, potenciando los procesos organizacionales mediante la conversión de documentos en papel a formatos digitales.

En Arguz Digitalización sabemos que cada proyecto es único, por lo que nuestros procesos y servicios se adaptan a las necesidades de nuestros clientes.

En Arguz Digitalización desarrollamos nuestras propias tecnologías y procesos, esto nos permite  proporcionarle a cada institucion de gobierno la mejor calidad en imágenes y datos indexados conforme a los estándares internacionales en la industria, garantizando una búsqueda rápida y recuperación precisa de cada expediente.

Nuestros servicios facilitan el acceso  seguro e instantaneo a la información, lo que permite aumentar la productividad, el rendimiento y obtener beneficios reales.

Como reconocidos expertos en servicios de digitalización de documentos contamos con amplia experiencia en proyectos a gran escala, garantizando así plazos de entrega rápidos y entregables con la más alta calidad.

Nuestros Servicios incluyen:

Instalaciones seguras de producción

  • Sistemas de seguridad de vanguardia
  • Personal de Seguridad 24 x 7
  • Ambiente controlado por clima centro de datos

Recepción de expedientes

  • Inventario y registro a nivel de caja
  • Procedimientos de entrada y salida de expedientes a nivel de caja
  • Manejo de expedientes

Numeración y estampado de imágenes

  • Lotes electrónicos
  • Marca de agua
  • Numeración de páginas

Conversión de imagen a texto

  • Procesamiento de OCR con la mayor precisión
  • Reconocimiento de texto mejorado
  • Indexación del texto producto del OCR, facilitando la localización de las imágenes
  • Búsquedas de palabras contenidas en las imágenes

Gestión de proyectos

  • Sistemas de seguridad de vanguardia
  • Implementación de los requisitos del cliente para ejecución del proyecto
  • Clasificación archivística para la codificación de expedientes
  • Control de calidad e informes de producción en tiempo real
  • Supervisión y gestión del personal

Procesamiento de imágenes - ISO-12653-3-2014

  • Color / blanco y negro
  • Resolución Óptica de 600 ppp
  • Escaneo de documentos de 200 a 600 ppp (habilitando la precisión de OCR)
  • Test Target en Lote
  • Reconocimiento de código de barras
  • Detección de doble alimentación
  • Reconocimiento de orientación de imagen
  • Detección de errores de preparación de documentos
  • Separación de lotes y control de versiones
  • Eliminación de páginas en blanco
  • Generación de miniaturas para la navegación de documentos

Archivo de indexación y codificación tipo Metadatos - ISO 23081-2:2009

  • Codificación del título
  • Codificación de contenido
  • Indexación de búsqueda
  • Indexación de la biblioteca de documentos

Diseño de proyecto - ISO/TR 13028:2010

  • Configuración del proyecto de servicios de conversión de documentos
  • Revisión y validación de los requisitos del proyecto
  • Proyecto Piloto (Imágenes muestra de un conjunto de expedientes)

Cajas para recepción de documentos

  • Preparación de expedientes
  • Estandarización de cajas
  • Devoluciones o eliminación de cajas
  • Unión de expedientes

Personal del proyecto

  • Líder de proyecto
  • Equipo de preparación de expedientes
  • Equipo de servicios de digitalización de documentos
  • Equipo de control de calidad en las imágenes
  • Equipo de rearmado de expedientes
  • Equipo de indexación y captura de expedientes
  • Equipo de control de calidad en indexación y captura
  • Técnicos de gestión de la información

Calidad de la imagen - ISO/TS 19264-1:2017

  • Iluminación LED (eliminación de sombras de texto)
  • Eliminación de bordes (reducción del tamaño del archivo)
  • Escaneo de formas con eliminación de color (Color Dropout – Permitir el reconocimiento de texto)
  • Control de calidad e informes de producción en tiempo real
  • Alineación y mejora de imágenes
  • Mejora de texto avanzada (minimizando el sombreado)

Entregables

  • Acuerdo de nivel de servicio basado en las necesidades del negocio
  • Almacenar entregas en medios (CD / DVD / HD)
  • Acceso web y alojamiento en nuestra nube
  • Integrar con las principales aplicaciones de software de gestión de documentos y datos – ISO/TR 15801:2017
  • Almacenamiento de largo plazo o eliminación de documentos

Formatos de imagen

  • PDF (imagen e imagen sobre el texto)
  • TIFF y TIFF de varias páginas
  • JPEG y JPEG 2000
  • Word y RTF
  • Documento de texto
  • Documento HTML y XML
  • Expedientes de base de datos (CSV y DBF)
  • Conversión a más de 240 formatos de imagen y archivo

Solución para instituciones de gobierno (Estrategia Digital Nacional)

Las instituciones de gobierno en México, tanto a nivel federal y estatal como municipal, son entes que requirieren una organización archivística en apego a la normatividad de la materia y hoy, más que nunca, con el objeto de transparentar la gestión pública. Es por esto que deben contar con los instrumentos de control y consulta archivística como lo son:

  • Cuadro general de clasificación archivística
  • Catálogo de disposición documental
  • Guía simple de archivos
  • Inventarios documentales: general, de transferencia y de baja

Las soluciones para las instituciones de gobierno, que ofrece Arguz Digitalización, incluyen la transformación de los documentos en papel a formato digital con asesoría técnica y legal para determinar qué se debe digitalizar y qué no se debe digitalizar, logrando así ahorros sustanciales para nuestros clientes y garantizando una correcta gestión documental, apegada a los principios de austeridad, honestidad, eficiencia y rendición de cuentas de los funcionarios públicos.

Arguz Dgitalización esta siempre actualizado en la normatividad nacional relacionada a la materia de archivística, a fin de brindar a nuestros clientes una asesoría eficiente y certera que les permita el correcto manejo de sus acervos documentales, preservando sólo aquello que cuente con valores que, de acuerdo a la institución o dependencia, amerite su guarda permanente o por un periodo de tiempo determinado y que además haga más eficiente la gestión pública.

¿Cómo se pueden equilibrar las necesidades de acceso a la información mientras de garantiza su seguridad?

 

Arguz ofrece soluciones integrales, sofisticadas y de vanguardia que mejoran enormemente la forma en que las instituciones  gubernamentales procesan, archivan y comparten los documentos físicos y en formato digital. Su facilidad de uso, su amplia compatibilidad, así como numerosas funcionalidades pueden mejorar enormemente la productividad del organismo, a la vez que se consiguen reducciones significativas en los costos.

Ofrecemos:
  • Organizar y clasificar la documentación y expedientes de acuerdo a la normatividad archivística
  • Organizar y digitalizar expedientes. (con cualquier tipo de documento.)
  • Crear archivos electrónicos a partir de cualquier documento físico
  • Crear un plan de recuperación ante desastres
  • Servicio de almacenamiento en el hardware del cliente y plan de recuperación ante desastres en la nube
  • Software especializado altamente confiable con más de 30 años en el mercado, para la gestión de documentos
  • Infraestructura de hardware y software a través de Cloud, en caso que el cliente carezca de ella (Arguz Cloud, Arguz Backup Cloud)
  • Solución especializada para la digitalización y gestión electrónica de expedientes de personal

Arguz Digitalización también ofrece servicios especiales para la digitalización de bajo volumen, armados por caja, para documentos tamaño carta con la finalidad de acceder a servicios de digitalización con mayor facilidad.

Costo de Servicios

SERVICIO BÁSICO

$2,799.00

Pesos mexicanos

  • Caja tamaño carta de cartón corrugado de 49x32x25 cm (le enviamos las cajas que requiera*)
  • Preparación de los documentos para ser digitalizados (se retiran los medios de sujeción: grapas, clips, ligas, etc)
  • Se digitaliza en el órden que se reciben los documentos
  • Digitalización a 300 dpi, blanco y negro o color
  • Digitalización por ambos lados del documento tamaño carta o media carta
  • Eliminación de páginas en blanco (en caso de requerirlo)
  • Recolección a domicilio gratis en más de 5 cajas
  • Incluye un dvd (y/o copias extras con cargo)
  • Tiempo de entrega: 72 horas

*El precio mostrado es por caja.

SERIVIO PREMIUM

$3,350.00

Pesos Mexicanos

  • Caja tamaño carta de cartón corrugado de 49x32x25 cm (le enviamos las cajas que requiera*)
  • Preparación de los documentos para ser digitalizados (se retiran los medios de sujeción: grapas, clips, ligas, etc)
  • Se digitaliza en el órden que se reciben los documentos.
  • Digitalización a 300 dpi, blanco y negro o color.
  • Digitalización por ambos lados del documento tamaño carta o media carta.
  • Eliminación de páginas en blanco (en caso de requerirlo)
  • OCR en todos los documentos
  • Recolección a domicilio gratis en más de 5 cajas
  • Incluye un dvd (y/o copias extras con cargo)
  • Tiempo de entrega: 72 horas

Trabajamos con las mejores marcas internacionales:

Hitachi
Kodak Alaris
Perfect Page
IRISPowerscan 10

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