Consultoria_Archivistica

Consultoría en Archivística.

Nuestra consultoría tiene por objeto:

  • Elaborar los documentos normativos en apego a la legislación archivística para el eficiente manejo de los archivos de su empresa previo a un proyecto de digitalización.
  • Homologar los criterios de clasificación y organización archivística dentro de su empresa.
  • Facilitar la localización física y electrónica de sus documentos y expedientes.
  • Determinar la conservación de los expedientes importantes para la empresa.
  • Lograr consultas ágiles de un documento en físico y electrónico.
  • Incrementar la productividad de los usuarios internos.
Beneficios:

  • Identificar sólo los expedientes que sea necesario digitalizar y conservar.
  • La localización inmediata de los documentos de importancia mejorando la capacidad de respuesta de la empresa.
  • Reducción de costos en la administración de los documentos a través de la eficiencia.
  • Bajar considerablemente el riesgo de pérdida de documentos.
  • Facilitar la búsqueda y localización ágil de expedientes.
  • Mantener la seguridad y confidencialidad en el acceso de la información, se sabe quién consultó cada expediente.
Diagnostico de archivo
La organización de la información de cualquier empresa es básica para que ésta tenga una eficiente operación lo que redundará en reducción de costos y agilidad en la toma de decisiones; en México contamos con una amplia normatividad en materia archivística que nos ayuda a identificar los diversos documentos de las actividades administrativas (o comunes) de toda organización y de sus actividades sustantivas.
Consultoria para gobierno
La normatividad archivística en nuestro país, aplica y obliga principalmente al sector gobierno; existiendo así la obligación de contar con una organización archivística para garantizar la integridad de sus documentos
Consultoria sector privado
En el sector privado hay algunas normas aisladas como las fiscales para retención de documentos; sin embargo, existe la necesidad de contar con una organización archivística para garantizar la integridad de sus documentos.
Desea saber mas? Contáctenos! Deje sus datos en el siguiente formulario y uno de nuestros ejecutivos se pondrá en contacto con usted.
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La organización archivística en este sector es por necesidad y por voluntad de las organizaciones que no la ven como un gasto sino como una inversión.

El Archivo General de la Nación (AGN) y el Instituto Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública (INAI), han expedido dicha normatividad la cual también puede ser aplicada por los particulares para su organización archivística, a saber contamos como con leyes, reglamentos, lineamientos, instructivos y guías para la organización de archivos, con los cuales se elaboran los instrumentos de control y consulta archivística útiles también para particulares, siendo los más importantes el: Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, la Guía Simple de Archivos e Inventarios General, de Transferencia y de Baja.

Por lo anterior, antes de digitalizar, organiza tus documentos.

En Arguz nos comprometemos con nuestros clientes de principio a fin, nuestra finalidad no es digitalizar por digitalizar; contamos con la experiencia y expertos que previo a una Digitalización, asesorarán a la empresa para que se identifiquen, organicen y clasifiquen sus documentos y expedientes conforme a las normas archivísticas, con ello garantizamos que serán digitalizados sólo aquellos documentos de importancia para su empresa, asimismo contarán con normatividad interna con los criterios para la selección documental determinando los plazos de conservación y, en su caso, destino final, así como su localización física y electrónica.
Para lograr lo anterior se llevan a cabo los siguientes procesos:

  • Diagnóstico del Archivo, se analiza el estado del archivo de la empresa, para entender su organización y, en su caso, proponer opciones de mejora, basados en el principio de procedencia del archivo.
  • Elaboración de Instrumentos de control archivístico (Cuadro General de Clasificación Archivística, CGCA y Catálogo de Disposición Documental, CADIDO)
  • Clasificación archivística de sus expedientes y documentos.
  • Identificación de expedientes que habiendo cumplido sus plazos de conservación deban conservarse o puedan darse de baja (destino final).
  • Identificación de expedientes en los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico.
  • Determinación de los expedientes que por sus valores es necesario digitalizar por la empresa.
  • Digitalización de expedientes.
  • Administración de expedientes físicos y digitales.